برون سپاری وظایف حسابداری

مقدمه :

برون سپاری وظایف حسابداری در حال تبدیل شدن به انتخاب محبوب در میان مشاغل کوچک و متوسطی است که می خواهند هزینه های سربار خود را بدون تأثیر بر کارایی کاهش دهند. اگر در حال راه‌اندازی کسب و کار خود هستید یا صرفاً در رشته حسابداری تحصیل می‌کنید، مهم است که تفاوت بین حسابداری برون سپاری و حسابداری داخلی را بدانید. در حالی که هر دو روش عملیات حسابداری محدوده کلی وظایف یکسانی را پوشش می‌دهند، هر کدام از نظر ساختاری متفاوت هستند.

بسیاری از کسب و کارهای کوچک، استارت آپ ها و کارآفرینان استخدام یک حسابدار را چالش برانگیز میدانند. به خصوص با مهارت های مناسب برای تهیه صورت های مالی شرکت، مدیریت عملیات حساب بانکی، تجزیه و تحلیل داده های مالی و تهیه صورتحساب های خروجی.

امروزه، پیدا کردن یک فرد واجد شرایط با نرخ مقرون به صرفه، حتی چالش برانگیزتر است.

در آمریکا بیش از   کسب و کارهای کوچک، حسابداری خود را برون سپاری می کنند. جالب اینجاست که اکثر شرکتهای کوچکی که حسابداری خود را برون سپاری کرده‌اند، احساس خوبی برای انجام حسابداری توسط خودشان ندارند.

اگرچه معمولاً اعتقاد بر این است که حسابداری و دفترداری[1] باید در داخل کسب و کار انجام شود. اما ضروری است از خود بپرسید که آیا مهارت و تجربه لازم برای انجام این کار را داریم یا خیر؟ همچنین، آیا کارکنان شما تجربه کافی برای وفق دادن خودشان با افزایش وظایف حسابداری دارند. باید به اضافه کنیم 62 درصد از کل مشاغل کوچک فکر میکنند که مالیات بیش از حد پرداخت می کنند.

با توجه به این واقعیتها، ممکن است خدمات حسابداری را به شرکتی با دانش و صلاحیت مناسب برون سپاری کنند.

به همین دلیل، بسیاری از مدیران اجرایی به جنبه‌های مختلف و مثبت برون سپاری خدمات حسابداری و دفترداری توجه کرده اند. مهمتر از همه، برون سپاری چنین خدماتی باید بدون هیچ گونه اثرات نامطلوب بر تجارت، کارمندان و مشتریان آنها باشد.

تعریف و ماهیت برون سپاری خدمات حسابداری

در واقع برون سپاری، پرداخت هزینه به یک شخص ثالث( شرکت،موسسه، گروه و… ) ارائه دهنده خدمات برای انجام یک یا چند وظیفه مختلف تجاری به منظور اداره کامل عملیاتی اشاره دارد. با امضای قراردادی که نشان دهنده خدماتی است که ارائه خواهد شد، شرکتی که برون سپاری را انجام می دهد، متعهد به پرداخت هزینه ثابت یا متغیر خواهد بود.

پس حسابداری برون سپاری زمانی است که یک کسب و کار، شخص ثالثی (خارج از شرکت خود) را برای تکمیل فرآیند حسابداری و عملکرد مالی سازمان استخدام می‌کند. حسابداران برون سپاری بیشتر وظایف مالی کسب و کار از جمله: حسابداری، حقوق و دستمزد، گزارشهای مالی، حسابداری مدیریت، مالیات، حساب های پرداختنی، حساب های دریافتنی، پیگیری بدهکاران و سایر خدمات مرتبط با حساب ها را انجام می‌دهند.

در حالی که امروزه چندین عملیات و عملکرد مختلف وجود دارد که می توان آنها را برون سپاری کرد ولی یکی از رایج ترین آنها بخصوص در خارج از کشور حسابداری است که شاید یک از دلایل قابل برون سپاری شدن وظایف حسابداری را بتوان داشتن استانداردهای لازم (بین المللی و داخلی) در جمع آوری، ثبت و ارائه گزارشات حسابداری عنوان نمود. بدین معنی که در اکثر موارد حسابداران نمی توانند بنا به علایق شخصی اقدام به ثبت و ارائه اطلاعات حسابداری بنمایند و از طرفی چون دامنه علم حسابداری وسیع بوده که شامل مباحث حسابداری مالی، بهای تمام شده، اموال، موجودیها، حقوق و دستمزد، مالیات، بیمه‎های تامین اجتماعی و …. می شود، اصولا یک شخص نمیتواند بعنوان حسابدار در تمامی موارد فوق مهارت حرفه‌ای داشته باشد، به همین علت اکثر سازمانهای کوچک و متوسط که اصولاً بنا به فضای کسب و کار خود محدودیت استخدام کارشناسان مالی را دارند، ترجیح می‌دهند بجای استخدام یک یا دو نفر حسابدار معمولی با یک شرکت تخصصی طرف حساب باشند، تا به فراخور نیاز سازمان به آنها خدمات ارائه نماید.

انواع برون سپاری خدمات حسابداری

در حال حاضر برون سپاری عملیات حسابداری به دو صورت کلی انجام می‌پذیرد.

•  استقرار گروه پیمانکار در داخل شرکت
• استقرار گروه پیمانکار خارج از شرکت

تفاوت این دو در این است که در صورت استقرار گروه پیمانکار در خارج از شرکت؛ اطلاعات و مدارک می بایست از طریق اسکن نمودن آنان به پیمانکار منتقل گردد و اصولا در اکثر مواقع می‌بایست از سیستم حسابداری آنلاین استفاده گردد تا همزمان کارکنان و مدیریت شرکت بتوانند از اطلاعات سیستم حسابداری استفاده نمایند. اما در حالت اول بدلیل استقرار گروه پیمانکار در داخل شرکت؛ امکان استفاده از سیستمهای حسابداری آفلاین نیز فراهم است. در خارج از ایران برون سپاری خدمات حسابرسی اکثراً بصورت خارج از شرکت بوده که شاید دلیل اصلی آن فراهم بودن زیرساخت اصلی یعنی اینترنت باشد اما در ایران باتوجه به اینکه هنوز این اتفاق چندان عادی نبوده؛ بیشتر بصورت داخل شرکت انجام می‌گردد.

چه زمانی باید به برون سپاری حسابداری خود فکر کنیم؟( از دید شرکت شرکت بالتیک[2])

بر اساس تجربه کار با شرکت های مختلف اسکاندیناوی و غربی، برون سپاری حسابداری و دفترداری در موارد زیر بهترین عملکرد را دارد:

• یک کسب و کار کوچک به یک حسابدار تمام وقت نیاز ندارد، اما به فردی با مهارتهای بیشتر از آنچه مدیر دفتر یا مسئول پذیرش میتواند ارائه دهد، نیاز دارد.
• یک شرکت با هر اندازه‌ای نمی تواند کارمند تمام وقت با توانایی های مناسب با هزینه های مقرون به صرفه پیدا کند.
• یک شرکت در حال رشد به دنبال فرصت هایی برای افزایش خدمات حسابداری و دفترداری خود در هر زمان است.
• خدمات موقت مورد نیاز است، به عنوان مثال، کمک اضافی برای گزارشهای پایان سال یا اگر یک کارمند تمام وقت به تعطیلات، مرخصی زایمان و …. می‌رود.

مواردی که قبل از برون سپاری باید درنظر گرفته شود.

هنگامی که یک کسب و کار تصمیم می گیرد فعالیت های خود را برون سپاری کند، فرآیند انتخاب شریک یا تامین کننده باید اجرا شود. دقت تحلیلی و بینش دقیق در انتخاب شریک یا تامین کننده «درست» مورد نیاز است. طبق گفته‌های کاکوریس، پلی کرونوپولوس و بینیونیس (2006)، فرآیند برون سپاری مرحله بسیار بحرانی در نظر گرفته می شود.

سؤال «ساخت یا خرید» که تولیدکنندگان از خود می‌پرسند و سؤال «خودمان این کار را انجام دهیم یا آن را بخریم» توسط ارائه‌دهندگان خدمات باید توسط مسئولین ذی‌ربط پاسخ داده شود.

علاوه بر این، همانطور که توسط هیکی (2005) مشخص شده است، عوامل فعلی اقتصادی جهان که باید در هنگام تصمیم گیری برون سپاری در نظر گرفته شوند عبارتند از: پیش بینی هزینه، بهره وری بلند مدت، ثبات کسب و کار، اِشتغال بلند مدت، امنیت فیزیکی داده ها و توانایی و تفاوت های فرهنگی، اینها عوامل حیاتی هستند، زیرا برون سپاری به شرکت ها این امکان را می دهد که به راحتی از بازار جهانی استفاده نمایند و براساس نوع و محل کار مورد انتخابشان به بیشترین سود دست یابند.

چکیده عناصر حسابداری که برای برون سپاری کسب و کار مناسب هستند شرح زیر است:

• حسابداری عمومی
• حسابرسی داخلی
• حسابهای پرداختنی
• صورت مغایریتهای بانکی
• حسابداری اموال و موجودیها
• خدمات اعتباری
• خدمات حسابداری بیمه
• خدمات حسابداری مالیاتی
• سیستمهای صورتحساب
• حسابهای دریافتنی
• رعایت و انطباق با قوانین
• گزارش مدیریت

لازم به ذکر است بنا به صلاحدید و رعایت اصول حرفه‌ای در اکثر شرکتها عملیاتی همانند صندوق، انبار و دریافت و پرداخت در اختیار کارکنان شرکت می‌باشد.

هنگامی که تصمیم گرفتید برون سپاری کنید، گام بعدی باید انتخاب یک شرکت برون سپاری باشد که با اهداف و مقاصد شما مطابقت داشته باشد، ما معتقدیم هنگام برون سپاری خدمات حسابداری و دفترداری، کیفیت عملکرد و کارایی باید در اولویت قرار گیرد. با این حال، چند عامل اساسی دیگر نیز باید در نظر گرفته شود. با این حال، حتی شما یک فرد ماهر و واجد شرایط را استخدام خواهید کرد، شخصی (معمولاً مدیر اجرایی) همچنان باید در هنگام تأیید فاکتورها، واریز وجه، بررسی جدول زمانی و غیره در این فرآیند مشارکت داشته باشد.

1. به چه خدمات حسابداری و دفترداری نیاز دارید

آیا برای تهیه گزارش پایان ماه، ترازنامه، خدمات حقوق و دستمزد، گزارش به مقامات یا رسیدگی به حساب های پرداختنی و دریافتنی به کسی نیاز دارید؟ شاید به کسی نیاز دارید که صورت مغایرتها و تحلیلهای بانکی شما را آماده کند یا فقط داده‌ها را در نرم افزار حسابداری وارد کند؟ هر چه که باشد، باید مشخص کنید که شخصاً چه کاری انجام می دهید، کارکنان داخلی چه مسئولیتی دارند و می‌خواهید شخص یا اشخاص دیگر چه کاری انجام دهد.

• محدوده هزینه رقابتی

هر شرکت حسابداری و دفترداری طرح‌های پرداخت خود را دارد ، برخی از آنها ساعتی شارژ می‌شوند، برخی دیگر هر ماهانه و حتی برخی بصورت مبلغ فیکس شده ماهانه یا سالیانه. بنابراین باید مدت پرداختی را انتخاب کنید که بیشتر با نیازها و بودجه شما مطابقت دارد، اما تصمیم خود را فقط بر اساس مقرون به صرفه بودن نگیرید.

• تخصص

اطمینان حاصل کنید با شرکتی که می خواهید عقد قرارداد کنید، باتجربه، حرفه‌ای و دارای صلاحیتهای مناسب باشد. به یاد داشته باشید که همیشه میتوانید از مشتریان قبلی یا فعلی آنها توصیه هایی بخواهید، به اعتبار آنها در بازار، ثبات مالی و مهمتر از همه، توانایی آنها در ارائه گزارشات با کیفیت بالا نگاه کنید.

• امنیت داده ها.

امنیت داده ها هنگام برون سپاری خدمات حسابداری آنلاین نقش مهمی ایفا میکند. یک شرکت بسیار مسئولیت پذیر داده های مشتریان خود را با بیشترین حریم خصوصی مدیریت و از ایمن بودن هر تراکنش اطمینان حاصل می‌نماید. چون ضروری است زیرا شما نه تنها اطلاعات جریان نقدی را به آنها منتقل می کنید، بلکه داده های محرمانه را نیز در اختیار آنها قرار می دهید.

• توافقنامه انعطاف پذیر در سطح خدمات

ارائه دهنده خدمات حسابداری و دفترداری باید انعطاف و تمایل خود را برای مطابقت با نیازها و نیازهای آینده شما نشان دهد. ما قویاً پیشنهاد می کنیم قبل از امضای قرارداد، شرایط و ضوابط را بررسی کنید تا در صورت عدم رضایت از کار آنها، از نحوه فسخ قرارداد مطلع شوید.

پروسه برون سپاری حسابداری(پیمانکار مستقر در خارج از شرکت)

شکل زیر فرآیند برون سپاری حسابداری را نشان می دهد که با ورودی داده، انتقال داده شروع و با کنترل کیفیت و خروجی پایان می‌یابد.

مزایای استفاده از برون سپاری خدمات حسابداری

• کاهش هزینه‌ها

ایده برون سپاری برخی از عملکردهای حسابداری به پیمانکاران خارجی از نیاز به صرفه جویی در سرمایه و افزایش سود سرچشمه میگیرد (مولر، 2011). این امر باعث می‌شود شرکت‌ها/مؤسسات بتوانند ساعات کار یا مقدار پروژه‌های در حال انجام را با نیازهای کسب‌وکار و مشتریان مطابقت دهند، هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم مرتبط با اِشتغال مانند حقوق، سنوات خدمت ، پاداش ، سهم بیمه و مواردی مانند فضای کار، مالیات بیکاری، مبلمان اداری، نرم افزار کامپیوتر و سخت افزار…. را کاهش دهند.

• صرفه جویی در انرژی

عملکرد حسابداری برون سپاری مدیران را قادر می سازد در زمان صرفه جویی کرده و بیشتر بر فعالیت های اصلی و فعالیت های شبکه سازی تمرکز نمایند که به شرکت در دستیابی به اهداف تعیین شده کمک می کند. علاوه بر عملکرد حسابداری، شرکت های ارائه دهنده خدمات با استخدام و  حفظ نظارت بر کارکنان حسابداری از طرف شرکت سر و کار دارند و این به شرکت اجازه می دهد تا بر منابع حیاتی خود تمرکز کند.

• خدمات تخصصی‌تر

کارکنان شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات برون‌سپاری به احتمال زیاد در زمینه‌های کار خود متخصص و بهترین هستند، به‌ویژه به این دلیل که آنها نه تنها با نیازهای حسابداری یک شرکت درگیر هستند، بلکه با مجموعه مشتریان خود سروکار دارند. ارتباط روزانه با مشتریان و رسیدگی مستمر به نیازهای حسابداری، آنها را در انتخاب کار خود متخصص می کند، از این رو، آنها را به کارشناسان مجرب تبدیل می نماید تا پروژه های محوله را به طور موثر و کارآمد انجام دهند. همچنین به آنها کمک میکند تا مهارت های خود را به روز نگه دارند، بنابراین کیفیت کار را روز به روز افزایش می دهد. این واقعیت باعث می‌شود که سازمانها به دنبال شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات برون‌سپاری و تکیه بر آن گروه باشند که کارشان در سطح واقعاً حرفه‌ای انجام می‌شود.

• فن آوری های مکانیزه

اکثر مشاغل از نرم افزار مکانیزه حسابداری برای صرفه جویی در زمان استفاده میکنند. اما مهمتر از صرفه جویی در خطرات را کاهش می دهد. حسابداری خودکار به حداقل رساندن خطاهای انسانی است. در مرحله دوم، در نرم افزار مکانیزه حسابداران گزارش های بلادرنگ را دریافت میکنند. آنها به شناسایی مشکلات احتمالی و حل آنها در مراحل اولیه کمک می کنند. ثالثاً، احتمال تقلب داخلی را کاهش می دهد. اکثر ارائه دهندگان خدمات حسابداری در ابزارهای مکانیزه مانند Quickbooks، Sage، Visma، Xero، Microsoft Dynamics، SAP و غیره دارای مهارت بالایی هستند.

• یک حسابدار خوب مشاور شماست

یک حسابدار خوب همیشه در مورد چگونگی کارآمدتر کردن حسابداری مشاوره می دهد. گاهی اوقات او ممکن است با چند شرکت کار کند و یک تجربه عالی را از یک مشتری دیگر پیشنهاد کند. خواه در مورد مالیات باشد، نرم افزار حسابداری یا حتی ارائه مشاوره مالی.

• قرارداد تعهدی

نرخ تعهد برای ارائه دهندگان خدمات بیشتر از کارکنان داخلی است. و این بدان معناست که هیچ ریسک بزرگی برای شرکت یا موسسه وجود ندارد. ارائه دهندگان خدمات به احتمال زیاد به وظایف خود عمل می کنند زیرا این تنها مسئولیت آنهاست.

علاوه بر این، رسیدگی به قراردادها یا قراردادهای ارائه دهندگان خدمات خارجی بسیار آسان تر از رسیدگی به مسائلی مانند مدیریت کارکنان، مذاکرات استخدام و سایر مسائل مربوط به منابع انسانی مربوط به کارکنان است.

• نیازهای حسابداری صنعتی

برخی از نیازهای حسابداری می تواند غیرعادی باشد و برای یک صنعت خاص مشخص شود و استخدام حسابدار داخلی که دانش و دانش فنی مناسب برای رسیدگی به این نیازها را داشته باشد، به ویژه برای شرکت های کوچک و متوسط بسیار گران تمام می شود.

خطرات برون سپاری عملیات حسابداری

• ارتباطات

این عنصر با زمان و مسافت سرویس تعریف می شود. هنگامی که یک شرکت دارای یک عملیات حسابداری داخلی است، کارکنان و مدیران می توانند بلافاصله پس از درخواست خدمات حسابداری پاسخ مناسب را دریافت نمایند، در حالی که یک حسابداران برون سپاری باید از طریق تماسهای تلفنی، ایمیل، یا رسانه های اجتماعی که وقت گیر هستند، در دسترس باشند. .

همین دلیل برای مسئله فاصله نیز صادق است، زیرا ارتباط چهره به چهره غیرقابل جایگزین است. تفاوت زمانی به دلیل مناطق زمانی متفاوت یک ارائه دهنده خدمات و یک شرکت حسابداری چالش دیگری است. فاصله نیز احتمال قطعی را افزایش می دهد که زیرساخت ارتباطی بین فروشنده و شرکت برون سپاری را غیرفعال می کند.

• موانع زبانی

همانطور که قبلاً در فاکتور ارتباطات ذکر شد، هنگامی که شرکت ها نیاز به صحبت با حسابداران برون سپاری خود دارند، آنها فقط می توانند این کار را از طریق ایمیل یا تماس انجام دهند و در مورد استفاده از خدمات حسابداری در یک کشور خارجی، موانع زبان به یک عامل اساسی تبدیل می شود. کارمندان و مدیران شرکت ها ممکن است نتوانند وضعیت نیازهای حسابداری خود را به طور مناسب به زبان خارجی توصیف کنند. علاوه بر این، حسابداران برون سپاری ممکن است درک کافی از زبان خارجی برای درک مشتریان خود نداشته باشند. علاوه بر این، تفاوت های لهجه عامل دیگری است که نمی توان در این عامل بیش از حد بر آن تأکید کرد.

• کنترل کمتر:

مدیران اغلب در مورد از دست دادن کنترلی که بر فرآیند و استانداردهای کیفیت تجربه میکنند، شکایت دارند بلاخص زمانی که  عملیات یا خدمات خاصی برون سپاری می شوند،.

هنگامی که وظایفی که قبلاً توسط پرسنل شرکت انجام می شد به افراد خارجی که شرکت کنترل کمی بر آنها دارد یا هیچ کنترلی بر آنها ندارد، برون سپاری می شود، برنامه‌های تولید ممکن است  مختل شده، کیفیت ممکن است آسیب ببیند، یا ممکن است اختلاف نظرهای قراردادی ایجاد شود. اگر قراردادهای برون سپاری به طور نادرست یا نامناسب مشخصات کار را به تفصیل بیان نکند، برون سپاری ها ممکن است وسوسه شوند که فرصت طلبانه رفتار نمایند.

فاصله جغرافیایی همچنین می تواند مسائل کنترلی را تشدید کند، به خصوص زمانی که فروشنده در خارج از کشور است. نظارت بر عملکرد و بهره وری می تواند چالش برانگیز باشد، هماهنگی و ارتباط نیز ممکن است با فروشندگان خارج از کشور دشوار باشد.

ناتوانی در برقراری جلسات طوفان فکری[3]، شرکت در بحث های چهره به چهره، یا کشف مشکلات میتواند جریان پروژه را فلج کند.

• خطرات امنیتی

داده‌های حسابداری برای هر شرکتی بسیار مهم و پرهزینه هستند زیرا تمام دانسته‌های لازم خارجی، داخلی، عملیاتی و غیره را در مورد یک شرکت دربر می‌گیرد.

اتکا به این نوع داده‌ها برای ارائه ‌دهنده خدمات ممکن است خطرات جدیدی را به همراه داشته باشد، به ویژه به دلیل ماهیت صنعت که شکننده است و داده‌ها به راحتی قابل دستکاری یا سرقت هستند.

• از دست دادن نوآوری

شرکت‌هایی که استراتژی‌های نوآوری را دنبال می‌کنند، نیاز به استخدام و بکارگیری پرسنل بسیار ماهر را درک می‌کنند، تمرکز طولانی‌ مدت، حداقل کنترل را برای آنها فراهم می‌کند تا عملکرد آنها را برای تأثیر مثبت بلندمدت ارزیابی نمایند.

هنگامی که برخی از خدمات پشتیبانی مانند توسعه نرم افزار، فناوری اطلاعات یا مدیریت مواد برون سپاری می شوند، ممکن است نوآوری مختل شود. علاوه بر این، هنگامی که ارائه دهندگان خارجی برای اهدافی مانند به دست آوردن انعطاف پذیری گروه نیروی کار، کاهش هزینه ها یا تطبیق با نوسانات بازار استخدام می شوند، الگوهای کار تعاونی طولانی مدت ممکن است قطع شود، که به نوبه خود بر فرهنگ شرکتی شرکت یا موسسه تأثیر منفی می گذارد.

• از دست دادن اعتماد سازمانی

برای بسیاری از شرکت‌ها، یک خطر مهم اما غیرقابل اندازه‌گیر؛ نقض روابط کارفرما و کارمند است و این زمانی که برون سپاری بخصوص خدمات رخ می‌دهد.

برون سپاری سؤالاتی را در ذهن کارمندان ایجاد کرده و آنها شروع به فکر کردن درباره اینکه کدام گروه یا چه فعالیت بعدی برون سپاری خواهد شد.

نتیجه‌گیری

نیاز و استفاده از برون سپاری حسابداری در سراسر جهان در حال افزایش است. ترتیبات برون سپاری حسابداری به سازمانها فرصت هایی ارائه می دهد جهت کاهش شدید هزینه های عملیاتی، دسترسی به فن آوری ها و مهارت های بهتر و همچنین دستیابی به مزایای دیگری مانند بهبود تمرکز سازمانی بر شایستگی های اصلی و همچنین تغییر وظایف معاملاتی متخصصان حسابداری به سمت مسئولیت های استراتژیک تر.

شرکت هایی که ترتیبات برون سپاری حسابداری را دنبال می کنند باید از مشکلاتی که به روابط با ارائه دهندگان خدمات آسیب می زند و بازده سرمایه گذاری های برون سپاری حسابداری آنها را کاهش می دهد، اجتناب کنند.

[1] bookkeeping

[2] شرکت ارائه دهنده خدمات مالی که مقرر اصلی آن در لیتوانی قرار دارد. balticassist.com

[3] Brainstorm

[1]  Outsourced