فشار لازم برای حسابرسی از راه دور

By Sarah Ovaska and Maria Murphy, CPA

May 27, 2022

متخصصان حسابداری سال‌ها درباره چگونگی و یا اینکه آیا می‌توان کار حسابرسی را از مکان‌های دور انجام داد، بحث کرده‌اند، اما همه‌گیری COVID-19 به سرعت این عمل را تسریع کرد، زمانی که سفر و کار در دفتر به طور ناگهانی برای اکثر افراد غیرممکن شد. ما با رهبران سه مؤسسه کوچک در مورد درس‌هایی که آنها از افزایش کار حسابرسی از راه دور در طول همه‌گیری همه‌گیر آموختند،صحبت کردیم. از جمله برنامه‌ریزی آنها برای ادامه یا انجام متفاوت در حین حرکت به جلو.

در زیر توصیه‌های آنها و همچنین نظرات جنیفر ویلسون، یکی از بنیانگذاران و شریک Convergence Coaching LLC، که مدت‌هاست به مؤسسه های حسابداری توصیه می‌کند، حسابرسی از راه دور را بپذیرند، آمده است.

“ویلسون گفت: «بسیاری از دارایی‌هایی که حسابرسی می‌شوند دیجیتال هستند و می‌توانند از هر جایی به آنها دسترسی داشت و آن‌ها را ارزیابی کرد». “حسابرسی از راه دور به معنای 100٪ از راه دور نیست و همچنین به معنای عدم تماس با مشتری یا ملاقات حضوری هم نیست، بلکه به این معنی است که بیشتر کار حسابرسی را از راه دور (به صورت فیزیکی) از محل مشتری انجام دهید.”

مؤسسه مشاوره ویلسون آخرین دوسالانه خود را در هر زمان، هر مکان و در سال 2020 انجام داد و دریافت که 61 درصد از 223 شرکت CPA مورد بررسی قصد دارند بیش از نیمی از کارهای حسابرسی خود را در آینده از راه دور انجام دهند. همین سوال، زمانی که قبل از همه‌گیری از او پرسیده شد، تنها 17 درصد از شرکت‌ها نشان می‌دادند که اکثر کارهای حسابرسی خود را دور از مکان‌های مشتری انجام می‌دهند.

اولویت حسابرسی از راه دور

دو مالک مؤسسه کوچک، زوئی دیویس، CPA، رئیس Davis & Company در مونت پلاست و ادام کینگ ، CPA، بنیانگذار و مدیر عامل King Consulting Group در رالی، وارد کار حسابرسی از راه دور شدند.

برای این فصل حسابرسی، بسیاری از مشتریان دیویس اظهار داشتند که ممیزی از راه دور را ترجیح می دهند. دیویس گفت: “ما پایان سال تقویم خود را به صورت موردی، بسته به احساس مشتریان، برنامه ریزی می کنیم، اما ما انتظار داریم که امسال 85 درصد از حسابرسی های ما از راه دور انجام شود.”

کینگ نیز دریافت که کار از راه دور تجربیات کارآمدتری را برای کارکنان و مشتریان ایجاد می نماید.

او گفت: “این یک محیط عملیاتی متفاوت است، زیرا تیم های حسابرسی دیگر ماه ها پیش مشتریان خود نمی نشینند، و این چیزی است که بسیاری از مشتریان آن را دوست ندارند.” “این یک دنیای دور دور از هم است و من این واقعیت را ترویج می کنم که مؤسسه ما میتواند همیشه از راه دور همراه شما باشد اما اگر مشتریان بخواهند ما در محل حضور داشته باشیم نیز این گزینه در دسترس آنها خواهد بود.”

ایجاد روابط در طول ممیزی در محل می تواند چالش برانگیزتری باشد.

ویلسون گفت: «مشتریان برای زمان صرف شده برای ایجاد رابطه و دریافت توصیه‌های ارزشمند از حسابرسان خود ارزش قائل هستند، اما این معمولاً در طول کار میدانی اتفاق نمی‌افتد و حتی در خیلی از موارد این کار در دفتر مؤسسه بهتر انجام خواهد شد.

به گفته ویلسون، داشتن گزینه ای برای انجام بخش ها یا حتی تمام ممیزی از راه دور نیز می تواند به حفظ حسابداران رسمی که ممکن است در طول زمان در سفرهای مکرر غرق شوند، کمک کند.

همچنین ویلسون گفت: «کارکنان حسابرسی که رفت‌وآمدها و سفرهای قابل توجهی برای رسیدگی به مشتریان خود دارند، در طول زمان، به‌ویژه زمانی که خانواده تشکیل می‌دهند کمتر و کمتر  خواهد شد و این برای مؤسسات شکنندگی ایجاد می‌کند. او پیشنهاد کرد که احتمالاً کیفیت ممیزی ها بیشتر از جابجایی کارکنان به جای انجام از راه دور آسیب می بیند.

ترکیب خارج از سایت و در محل

در حالی که در اوایل همه‌گیری چیزهای مثبتی آموخته شد، و برخی از مؤسسات مانند DarverKelly LLP در گرین‌ویل، عقیده داشتند که مصمم هستند که ممیزی کاملاً از راه دور نباشد.

او گفت: “مؤسسه ما یک گروه مشارکتی و برونگرا است و به دلیل شخصیت، ما مشتریانی پرورش داده ایم که خواهان و قدردان ارتباطات هستند.” حسابرسی یک خیابان دو طرفه است که حسابرسان با به اشتراک گذاشتن اطلاعات، منبعی را در اختیار مشتریان قرار می دهند، که این باعث می شود در گذر زمان با هم راحتتر شوند.

با این حال، او مراقب مشتریان و کارکنان خود است و اقدامات احتیاطی COVID-19 را برای محافظت از آنها در صورت مراجعه به محل انجام می دهد.

کینگ گفت که کار از راه دور را برای مشتریان و شرکتش ارزان‌تر می‌دانست و برای کارمندان و پیمانکاران خود محیط کاری انعطاف‌پذیرتری فراهم می‌کرد.

با این حال، ویلسون توصیه کرد که قیمت‌گذاری برای کار از راه دور در همان سطحی باشد که کار حضوری انجام می‌دهد البته منهای هر گونه هزینه‌های سفر قابل اعمال در آنها. او گفت که ارزش برای مشتری و کیفیت کار یکسان خواهد بود، خواه حسابدار رسمی در مکان مشتری باشد یا نباشد.

پذیرش فناوری و ساختارهای کاری جدید

کلی و دیویس خاطرنشان کردند که برخی الزامات حسابرسی ممکن است برای ادغام در حسابرسی صورتهای مالی از راه دور چالش برانگیز باشد و نمی توان آنها را قربانی کرد. حسابرسان باید بهترین قضاوت خود را در این سناریوها اعمال کنند و اطمینان حاصل کنند که رویه‌های لازم یا مورد نیاز به درستی تکمیل شده اند.

کلی گفت که بررسی اسناد، پرس و جو از مدیریت، و مشاهده فعالیت های مشتری، زمینه هایی هستند که دستیابی به آنها در مؤسسه  Zoom دشوار است، در حالی که مشاهده فعالیت ها در زمان واقعی اطلاعات ارزشمندی را ارائه می دهد.

کلی گفت: استانداردهای حسابرسی ما باید در این زمینه ها رعایت شود. این مهم است که در طول برنامه ریزی چگونه می توان این کار را انجام داد، زیرا ممکن است نتوانیم حسابرسی کاملا مجازی را از نقطه نظر کیفیت کار حفظ کنیم.

ویلسون گفت که برخی از شرکت ها رویکرد خلاقانه ای را اتخاذ کرده اند و از هواپیماهای بدون سرنشین و سایر فناوری ها برای کنترل موجودی استفاده می کنند. او پیشنهاد کرد قبل از حسابرسی یک جلسه ویدیویی آغاز شود تا به مشتری توضیح دهد که حسابرسان چگونه کار خواهند کرد، هر فناوری مشترک را معرفی کنند و اطلاعاتی در مورد مراحل بعدی و موعد مقرر ارائه نمایند. برخی از شرکت‌ها حتی فناوری‌هایی را برای مشتریان خریداری کرده‌اند تا به دسترسی ویدیویی کمک کرده یا اسناد کاغذی را آسان‌تر دیجیتالی کنند.

اگر حسابرسان در دریافت داده‌های مورد نیاز خود از راه دور با مشکل مواجه می‌شوند، او پیشنهاد می‌کند که یک جلسه ویدیویی ثابت هر روز در همان زمان تشکیل شود تا توجه را به موارد یا نگرانی‌های حل‌نشده جلب نماید و مشتریان را بر آنچه در آینده نیاز است متمرکز شوند. این رویکرد همچنین می‌تواند برای مدیریت یک تیم حسابرسی از راه دور یا پخش شده با بررسی روزانه پیشرفت و حفظ کارها مورد استفاده قرار گیرد.

شرکت دیویس از چت های تصویری، ایمیل های بیشتر و تماس های تلفنی برای جمع آوری اطلاعات استفاده می کند و کارهای زیادی را خارج از سایت حسابرسی انجام می دهد. گاهی اوقات آنها مجبورند برای بررسی های حضوری، بحث های کنترل داخلی یا یک مشاهده موجودی برنامه ریزی کنند.

او گفت: “در نتیجه کووید، ما بیشتر در مورد بهبود تجربه مشتری فکر می‌کردیم، بنابراین از قبل برنامه‌ریزی بیشتری انجام دادیم و یک کارمند تمام سؤالات ما را جمع‌آوری کرد و یک ایمیل با پیوندی به پلتفرم ما برای مشتری ارسال کرد». ما جلساتی را برای مشتریان برنامه‌ریزی کردیم تا به سؤالاتمان پاسخ دهند، و آنها در کنفرانس‌های نهایی به ما گفتند که از نحوه انجام (ممیزی‌ها) راضی بودند”.

ویلسون از این که چگونه مؤسسات تشویق شدند به سرعت به سمت کار از راه دور حرکت کنند در شرایطی که شرایط همه‌گیری آن را ایجاب می‌کرد. او پیش‌بینی می‌کند که حسابرسی از راه دور باقی می‌ماند و مؤسسات را تشویق می‌کند که در مورد تجربیات خود با همسالان خود صحبت کنند.

او گفت: “حسابرسی به طور فزاینده ای از راه دور انجام شده و بحث ها و فعالیت های استراتژیک بیشتری با مشتریان به صورت حضوری و خارج از چرخه حسابرسی انجام خواهد گردید.”