نحوه بهبود جریان وجوه نقد و کاهش ریسک

How to improve cash flow and reduce risk

Warwick Haycock,

Accounting software specialist, The Access Group

12 Nov 2021

وارویک هایکاک متخصص نرم افزار حسابداری Access Group توضیح می‌دهد که اطمینان از پرداخت به موقع صورتحساب ها برای هر کسب و کاری که می‌خواهد نه تنها جریان نقدی خود را بهبود بخشيده بلكه ترازنامه خود را هم تقویت کند، کاملاً حیاتی است.

SME[1]ها ستون فقرات اقتصاد بریتانیا هستند و سه پنجم اشتغال و حدود نیمی از گردش مالی در بخش خصوصی بریتانیا را تشکیل می‌دهند. اما طبق اعلام فدراسیون کسب و کارهای کوچک (FSB)، 17 درصد از شرکتهای کوچک و متوسط ​​در کشور در معرض خطر از کار افتادن در چهار سال آینده قرار دارند.

اختلال گسترده ناشی از همه‌گیری(كرونا) تنها بر اهمیت کار مؤثر برای چرخاندن چرخ‌ها تأکید کرد، اما وقتی پرداخت‌ها متوقف می‌شوند و پول شروع به ناياب شدن می‌کند، چگونه انتظار می‌رود که به‌ویژه کسب‌وکارهای کوچک سرپا بمانند؟

در حالی که برخی از مشاغل به دلیل اقدامات جدید کنترل عفونت و بیماری کارکنان شاهد افزایش هزینه‌ها بودند، سایر شرکت‌ها ناگهان از کاهش هزینه‌های جاری و صورت‌حساب‌ها سود بردند زیرا هزاران نیروی کار در سراسر کشور چاره‌ای جز روی آوردن به محیط‌های کاری از راه دور نداشتند.

همه‌گیری تأثیر بسزایی بر نحوه عملکرد کسب‌وکارها، در هر بخش، داشته است و نامشخص بودن وضعیت بدون شک به معنای شب‌های بی‌خوابی در جریان نقدینگی خواهد بود. این را گزارش‌های FSB نشان می‌دهد که 62 درصد از کسب‌وکارهای کوچک شاهد افزایش تاخیر در پرداخت‌ها بوده‌اند یا به دلیل همه‌گیری، پرداخت‌ها به طور کامل متوقف شده است.

تیم‌های مالی با این دردسر مواجه می‌شوند که پرداخت بعدی‌شان از كدام محل انجام می‌شود؟ زیرا بسیاری از مشتریان مشکلات جریان نقدی خودشان را تجربه می‌کنند یا – قابل درک – عمداً پرداخت‌ها را به تاخیر می‌اندازند تا پول را برای مدت طولانی‌تری نگه دارند.

در حالی که این سناریو برای هیچ شخصي ایده‌آل نیست، پرداخت‌های دیرهنگام می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچکی که به جریان نقدی مطمئن متکی هستند تا بتوانند ماه به ماه کار کنند، بسیار مضر باشد.

برای تثبیت دیجیتالی کنید

مشکلاتی که شرکتهای کوچک و متوسط ​​با آن مواجه هستند قابل رفع است. در واقع، کارشناسان بر این باورند که اگر هر کسب و کار به موقع پرداخت شود، می تواند بین 40 تا 60 میلیارد پوند درآمد اضافی را برای مشاغل کوچک باز کند. اینها وجوه متحول کننده زندگی هستند که بدون شک می توانند آینده بسیاری از SME های در حال مبارزه را تضمین کنند.

پذیرش فناوری همچنین می تواند کلیدی برای باز کردن شرایط پرداخت سالم و ایمن سازی روابط بهتر با تامین کنندگان قابل اعتماد باشد.

گزارش اخیر، تلاش برای رشد: وضعیت بازی برای کسب‌وکارهای خرد و کوچک، اهمیت دیجیتالی شدن کسب‌وکارهای کوچک را برجسته می‌کند و نشان می‌دهد که 41 درصد از SME‌ها ممکن است بدون فناوری مناسب از همه‌گیری جان سالم به در نبرده باشند.

نظرسنجی ما از متخصصان امور مالی همچنین تاکید داشت که چقدر نرم‌افزار تحول‌آفرین برای بخش‌های بنیادی مانند تیم مالی، که شاهد تغییرات قابل‌توجه مسئولیت‌هایشان در طول دوره همه‌گیری بوده ، اهميت داشته  است.

اگر شما یک شرکت کوچک و متوسط ​​هستید و با چالش‌هایی در دریافت به موقع حقوق مواجه هستید، من سه نکته اصلی خود را برای کمک به شما برای تشویق روش‌های بهتر از طریق فناوری و موارد دیگر به اشتراک گذاشته‌ام.

نکته 1: تكميل بررسی اعتبار کامل

اول از همه، با بررسی پیشینه وضعیت مالی تامین کننده خود شروع کنید و هر گونه ریسک احتمالی را از طریق بررسی اعتبار کامل ارزیابی کنید. قبل از اینکه متعهد به کار با آنها شوید، باید بدانید دستانتان در جاي امني است و با آب داغ بحرانهاي مالي سوخته نخواهد شد.

انجام یک بررسی سریع نشان می‌دهد که آیا سابقه پرداخت بدی دارند یا نه، مشمول احکام دادگاه شهرستان (CCJs) بوده اند یا با بدهی دست و پنجه نرم می کنند. گزارش شما از وضعیت آنها به شما کمک می‌کند تا خطرات و مزایای شراکت را بسنجید و تصویر واضحی از این که آیا باید با آنها وارد تجارت شوید یا خیر ارائه دهید.

فقط به اين بسنده نكنيد. این روش خوبی است که مشتریان فعلی خود را نیز بررسی کنید، حتی اگر چندین سال با آنها کار کرده باشید. همانطور که می دانیم، شرایط می تواند در هر زمان و به ویژه در طول دوره عدم اطمینان اقتصادی تغییر کند، آگاهی از آنچه در پشت صحنه می گذرد ممکن است به شما کمک کند از هرگونه غافلگیری در آینده جلوگیری کنید. دریافت چک سلامت مالی بهترین راه برای محافظت از سازمان شما است.

ما می‌دانیم که بسیاری از مشتریان ما اغلب می‌توانند فهرست بلندبالایی از شرکای خود داشته باشند که همگی برای ادامه کسب‌وکار تلاش می‌کنند، بنابراین فرآیند بررسی هر یک از پیشینه اعتباری آنها می‌تواند فرآیندی طولانی باشد. برای سرعت بخشیدن به فرآیند، به دنبال نرم‌افزار صورت‌حساب یا حسابداری با ویژگی‌های کنترل اعتبار داخلی به‌عنوان استاندارد بگردید – این به طور خودکار بررسی‌های اعتباری را اجرا می‌کند، هر گونه نگرانی را برجسته می‌کند و تیم‌های مالی شما را قادر می‌سازد تا با سایر کارهای ارزش‌افزا مقابله کنند.

نکته 2: روابط خود را تقویت کنید

مانند هر چیز دیگری در زندگی، موقعیت های چالش برانگیز را می توان از طریق ارتباط خوب آسان تر کرد. این را می‌توان برای تجارت نیز گفت – ارتباط دو طرفه مؤثر و باز در قلب هر رابطه تجاری قوی است.

مشتریانی که در مشکلات مالی قرار دارند، در صورتی که رابطه خوبی با آنها بر اساس همدلی و درک ایجاد کنید، احتمالاً در مورد هرگونه مشکل جریان نقدی به شما مراجعه می کنند. حتی ممکن است برای حسابدار یا تیم مالی شما ارزش داشته باشد که با شرکای خود رابطه مستقیم داشته باشد تا بتواند گفتگوهای باز و صادقانه داشته باشد.

اگر به تمدید یا تغییر در شرایط پرداخت، برای مقابله با هر گونه چالشی که با آن مواجه هستند، نیاز باشد، در این صورت اغلب راحت تر می‌توان به راه حلی رسید که برای هر دو طرف کارساز باشد.

هنگام استفاده از نرم افزار برای تکمیل فرآیندهای دستی در کسب و کار خود، مانند تطبیق فاکتورها یا فرآیندهای سفارش فروش، تیم شما زمان بیشتری را برای ایجاد روابط قوی صرف می‌کند و به شما کمک می‌کند تا در موقعیت های دشوار بهتر پیمایش کنید.

نکته 3: از اتوماسیون استقبال کنید

در زندگی روزمره، ما توسط اتوماسیون و فناوری احاطه شده‌ایم و اغلب تعجب آور است که متوجه می‌شویم همیشه در هر محل کار اینطور نیست. تعدادی از مشاغل هنوز برای مدیریت مالی خود به سیستم های قدیمی متکی هستند. اما اکنون بیش از هر زمان دیگری، کارایی در کسب و کار به یک راه حل حیاتی برای بازیابی و در دراز مدت موفقیت تبدیل شده است.

سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماتيك، از جمله تولید گزارش‌ها، کنترل هزینه‌ها و ابزارهای خرید و فروش که می‌توانند در به حداقل رساندن میزان فرآیندهای دستی مورد نیاز برای تکمیل یک کار کمک کنند، در چشم‌انداز امروزی بسیار مهم هستند. با توجه به اینکه کسب‌وکارها سعی می‌کنند کمبود جریان نقدی را مدیریت کنند، ممکن است با سرمایه‌گذاری نکردن در ابزارهای دیجیتالی خود با پیشرفت رقبا، در معرض خطر از دست دادن وجوه بیشتری قرار بگیرند.

این ابزارها توانایی سرعت بخشیدن به فرآیندها را دارند و به تیم ها اجازه می‌دهند از راه دور از طریق راه كار ابري به کار دسترسی داشته باشند، خطر خطای انسانی را کاهش دهند و همچنین به لطف افزایش تجزیه و تحلیل داده ها می توانند بینش های قدرتمندی را آشکار کنند، که در زمان واقعی اتفاق می افتد.

نرم‌افزار پردازش خودکار صورت‌حساب می‌تواند پرداخت فاکتورها را فوراً تأیید کند، مشروط بر اینکه معیارهای مشخص‌شده را داشته باشند، بدون ورودی تیم. آنها همچنین به سرعت برای کاهش خطر تاخیر در پرداخت صادر می شوند و کارکنان به طور خودکار به هر کسی که ممکن است شرایط پرداخت خود را رعایت نکند هشدار داده می شود.

در حال حاضر، کسب و کارهای کوچک باید توجه خود را بر اطمینان از جریان منظم پول نقد به کسب و کار متمرکز کنند و تمام اقدامات لازم را برای تضمین امنیت شرکت انجام دهند. نرم افزار مالی و حسابداری اتوماتيك به کاهش مشکلات جریان نقدی کمک می‌کند و از همه بهتر، شانس دریافت به موقع پرداخت را افزایش می‌دهد.

Mghias.com

[1] Small and medium-sized enterprises