اکسل به مدت 36 سال صفحه گسترده مورد استفاده مدیران مالی بوده است. 36 دیگه دوام میاره؟

?Can Excel Survive

Karen Epper Hoffman

April 21, 2021

در سال 1985، رونالد ریگان دومین رئیس جمهور ایالات متحده بود. میخائیل گورباچف نقش دبیر کل حزب کمونیست اتحاد جماهیر شوروی را که هنوز در پشت پرده آهنین قرار داشت، بر عهده گرفت. قیمت متوسط برای یک خانه آمریکایی موجود حدود 75000 دلار بود. و یک پدیده بسکتبال به نام مایکل جردن به عنوان تازه کار سال NBA انتخاب شد و مایکروسافت اکسل (برای مک) اولین کار خود را انجام داد. (اکسل برای ویندوز دو سال بعد می آید.)

این برنامه صفحه گسترده که برای اولین بار با گرافیک قوی، پردازش سریع و تطبیق پذیری کاربران تجاری را شگفت زده کرد، به مدت 36 سال جایگاه خود را به عنوان نرم افزار ضروری برای مدیران مالی حفظ کرده است.

این نرم‌افزار مالی به قدری دوام آورده و آنقدر در کارهای روزمره ریشه دوانده است که بسیاری – علیرغم حداقل سه یا چهار انقلاب در زیرساخت فناوری اطلاعات از بدو تولد – این سوال را مطرح می کنند که آیا اکسل می تواند جایگزین شود.

Tim Beauchamp مدیر امور مالی در آژانس ارتباطات Cognito می‌گوید  هرکسی در امور مالی از اولین روز کاری خود تا هر جایی شغلش ادامه داشته باشد از اکسل استفاده می کند چون یک نرم افزار آشنا ؛ حسی و همچنین مقیاس‌پذیر است.

Beauchamp می‌افزاید: اکسل تمام آنچه را که برای اکثر تحلیل‌ها نیاز دارید ارائه می‌کند و همچنین چیزی را به تازه‌کارها ارائه می‌دهد. در Cognito که در بیش از نیمی از سراسر دنیا دفتر دارد، اکسل برای بودجه بندی و پیش بینی، تجزیه و تحلیل حساب های شرکت، و ارزیابی و گزارش عملکرد اساسی بسیار اهمیت دارد.

Beauchamp می‌گوید: همچنین به اندازه کافی هوشمنداست که بتوان به موقعیت‌های معمولی که نیاز به ارائه بینش به صورت عددی یا گرافیکی به افراد خارج از امور مالی است، پاسخ داد.

برخلاف نرم افزارهایی که با فراگیر شدن دسترسی به اینترنت و افزایش نقش تجزیه و تحلیل کهنه یا قدیمی شده‌اند، اکسل با گذشت زمان تکامل یافته است.

مایکل پوودا، یکی از شرکای شرکت حسابداری UHY LLP، می گوید: مایکروسافت به گوش دادن به مشتریان و حمایت از برنامه آنها ادامه داده است. «بسیاری از برنامه‌ها کنار گذاشته می‌شوند و دیگر توسط شرکت‌هاي پديدآورنده آنها به نفع مالکیت‌های فکری جدیدتر حمایت نمی‌شوند.»

مایکروسافت همچنین به بروزرسانی و بهبود اکسل ادامه می‌دهد و ویژگی‌های ارزشمندی مانند عملکرد XLOOKUP 2020 را اضافه می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد جستجوهای درون جدولی از داده‌ها را کارآمدتر انجام دهند.

سامانتا لوئیز، مدیر مالی و یکی از بنیانگذاران شرکت بازاریابی دیجیتال Versus می‌گوید: برای آن دسته از کاربراني كه خواستارند عملکردی هنوز در دسترس نباشد، گزینه «سفارشی کردن» اکسل نیز وجود دارد. او می‌گوید: «شما توسط محدودیت‌های برنامه‌ریزی شده بسته نرم‌افزاری محدود نشده‌اید.

دستی و جزيره‌اي

اما سگ های پیر همیشه نمی توانند ترفندهای جدید یاد بگیرند. در حالی که اکسل قدرت ماندگاری قابل توجهی از خود نشان داده است، برخی از کارشناسان معتقدند که اکنون ممکن است فراتر از دسترس خود به چالش کشیده شود. شرکت های بزرگ و کوچک به طور فزاینده‌ای نیاز دارند تا داده های مالی خود را به طور خودکار از چندین سیستم مبتنی بر محتواي ابري استخراج کنند و از تجزیه و تحلیل داده‌های پیشرفته تر استفاده کنند. اکسل ممکن است مانعی برای آن باشد.

فیلیپ کلاین، مدیرعامل و یکی از بنیان‌گذاران FinLync، یک شرکت برنامه خزانه‌داری می‌گوید: دلیل وجود سیستم [گزارش‌دهی مالی] داده‌های یکپارچه و فرآیند [ایجاد] یک پایگاه داده متمرکز و منبع اصلي است.

با این حال، در واقعیت، از طریق معاملات M&A و خرید راه حل های نقطه ای، داده ها در سیستم ها تکه تکه و غیرمتمرکز می شوند. کاربران به داده‌هایی از پایگاه‌های داده مختلف نیاز دارند، و تلاش‌ها و هزینه‌های فناوری اطلاعات برای یکپارچه‌سازی این پایگاه‌های داده بسیار زیاد است.» كلاين می‌گوید. نتیجه، داده‌های مالی متنوع و دوردست است که «وقتی اجزای داده‌های مورد نیاز در سیستم‌های دیگر قرار می‌گیرند، به‌طور تصاعدی ارزش کمتری پیدا می‌کنند».

عمر چوکایر، مدیر مالی شرکت نرم‌افزار Trintech، می‌گوید در حالی که اکسل اغلب به‌عنوان نقطه جمع‌آوری داده‌ها از سیستم‌های دیگر استفاده می‌شود، اما همچنان یک وسیله نقلیه دستی و عمدتاً پوشانده شده است. او مي افزايد توانایی محدود اکسل برای مدیریت مجموعه داده‌های عظیم «می‌تواند منجر به زمان‌های پردازش طولانی و مراحل بیشتری نسبت به سایر ابزارهای پایگاه داده شود».

به آن خطاهایی که وارد کردن دستی و برش و چسباندن می‌تواند در صفحه‌گسترده اکسل ایجاد کند و همچنین ویژگی‌های همکاری محدود اکسل را اضافه کنید، و واضح است که اپلیکیشن قاتل حسابداری تجاری سن خود را نشان می‌دهد.

چوكاير می‌گوید: «این امر به ویژه درست است زیرا «همه‌گیری جهانی افزایش تقاضا برای سرعت و شفافیت در سازمان‌های مالی را برجسته و تسریع کرده است».

لیل رابرتز، کارآفرین ، موسس و استارتاپ خدمات حسابداری Xendoo، می‌گوید: در واقع، اکسل ممکن است دلیل بزرگی باشد که چرا از نظر برخی از مسائل مالی در پیشرفت‌های فناوری اطلاعات مشهود در سایر صنایع وجود دارد. «حسابداری هنوز بسیار آنالوگ است. … علیرغم “ترفندها و تنظیمات جزئی”، اکسل و امور مالی کسب و کار در کل “در اکثر موارد تغییر نکرده اند.”

یک جایگزین؟

با توجه به موقعیت فراگیر اکسل در کسب و کارها (و به عنوان یک مورد علاقه همیشه مدیران مالی)، چه نرم افزاری می تواند جایگزین آن شود؟

کارشناسان خاطرنشان می‌کنند که پلتفرم های تجزیه و تحلیل مالی از شرکت هایی مانند نرم افزار Tableau (که در سال 2019 توسط Salesforce خریداری شد) یا برنامه صفحه گسترده Google’s Sheets، به مدیران اجازه می دهد تا مجموعه های داده های بزرگ و متنوع را بهتر جمع آوری کرده و آنها را سریع تجزیه و تحلیل کنند، نویدبخش است.

پوودا می‌گوید: «ابزارهای هوش تجاری پیشرفته که بر داده‌کاوی، تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده، و تجسم‌سازی تمرکز می‌کنند در حال تبدیل شدن به یک هنجار هستند. هر برنامه‌ای که قابلیت‌های پایگاه داده را همراه با ابزارهای تجسم ارائه می‌کند، می‌تواند اکسل را گزینه‌ای ضعیف جلوه دهد.

پوودا می‌گوید: نمونه موردی: مدارس و کسب‌وکارها به دانش‌آموزان و کارمندان در این برنامه‌های جدیدتر آموزش می‌دهند.

مایکل استرامبی، مدیر مالی شرکت نرم‌افزاری MetricStream می‌گوید: موارد زیادی از برنامه‌های قدیمی‌تر، اکسل از ریشه‌های توسعه‌دهنده‌ها برای استفاده از رشته‌های متن محرمانه برای اجرای توابع یا دستکاری داده‌های سرچشمه می‌گیرند. این باعث ایجاد فرهنگ دستورات غیر متعارف برای درخشش اکسل می شود.

با این حال، توابع اولیه اکسل هنوز برای افراد تازه کار بسیار آسان و دارای کاربردهای کاربردی عملی است و ویژگی های پیشرفته ای است که کسب و کارها آن را می طلبد. علاوه بر این، لوئیز مروران می‌کند که در مقایسه با رقبای تاج و تخت صفحه‌گسترد، اکسل همچنان «ارزان، مقرون به صرفه و در دسترس» است.

پرامود آیینگار، مدیر مالی شرکت پرداخت Veem می‌گوید: «چیزی که این برنامه را به ابزاری فوق‌العاده تبدیل می‌کند این است که [مایکروسافت] به تمام موارد مهم برای تأمین مالی مدیران فکر کرده است». این بیش از هر چیز ممکن است دلیل دوام اکسل باشد.

اما نسل جدیدی از مدیران مالی و سایر مدیران مالی ممکن است توسط ابزارهای درخشان تر، قدرتمندتر و یکپارچه تر وسوسه شوند.

لوئیز پیش‌بینی می‌کند: «بیست سال بعد، ما همچنان اکسل را خواهیم داشت… اما این پایگاه کاربر بسیار کوچک‌تری خواهد بود». او می‌گوید اکسل برای پیشرفت (به جای زنده ماندن) به یک «تغییر چشمگیر» نیاز دارد تا بتواند طیف گسترده‌تری از کاربران مبتدی و متوسط را جذب کند.

اما انتظار نداشته باشید که مدیران مالی کهنه کار از تعهد خود به برنامه صفحه گسترده ارزشمند دست بکشند. همانطور که احتمالاً بسیاری می گویند، “اکسل کامل نیست، اما مال ماست.”

Mghias.com