هزینه یابی بر مبنای فعالیت

هزینه یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) روشی برای تخصیص دقیق‌تر هزینه‌های سربار با تخصیص آنها به فعالیتها است. پس از تخصیص هزینه‌ها به فعالیت‌ها، هزینه‌ها را میتوان به موضوع هزینه‌ای که از آن فعالیت‌ها استفاده میکنند اختصاص داد. این سیستم می‌تواند برای کاهش هدفمند هزینه‌های سربار استفاده شود. ABC در محیط‌های پیچیده، جایی که ماشین‌ها و محصولات زیادی وجود دارد و فرآیندهای پیچیده‌ای که مرتب کردن آنها آسان نیست، بهترین کارايي را دارد. برعکس، در یک محیط کارآمد که در آن فرآیند تولیدي كمي دارند کاربرد کمتری خواهد داشت.

فرآیند هزینه یابی بر اساس فعالیت

فرآيند هزینه یابی مبتنی بر فعالیت داراي مراحل مختلف است كه بشرح زير مي‌باشد:

1. شناسایی هزینه‌ها

اولین قدم در ABC شناسایی هزینه‌هایی است که می‌خواهیم تخصیص دهیم. این مهم‌ترین مرحله‌ در کل فرآیند است، زیرا نمی‌خواهیم زمان را با پروژه بسیار وسیع تلف کنیم. به عنوان مثال،‌ اگر بخواهیم هزینه کامل یک کانال توزیع را تعیین کنیم، هزینه‌های تبلیغات و انبارداری مربوط به آن کانال را شناسایی می کنیم، اما هزینه‌های تحقیق را نادیده می گیریم، زیرا این هزینه مربوط به محصولات است، نه کانالها.

• استخرهای هزینه ثانویه را پرکنید

ايجاد استخر هزينه براي اين هزينه‌ها بدليل اين است كه اين گونه هزينه‌ها بجاي اينكه مستقيما به محصولات يا خدمات منصوب باشند به ديگر قسمتها سرويس مي‌دهند.

محتویات مجموعه هزینه‌های ثانویه معمولاً شامل خدمات رایانه‌ای و حقوق اداری و هزینه‌های مشابه است. این هزینه‌ها بعداً به مجموعه‌ هزینه‌هاي دیگری که مستقیم‌تر به محصولات و خدمات مربوط می‌شوند، تخصیص می‌یابد. بسته به ماهیت هزینه‌ها و نحوه تخصیص آنها ممکن است چندین مورد از این مجموعه هزینه‌های ثانویه وجود داشته باشد.

• استخرهای هزینه اولیه را پر کنید

ايجاد استخر هزينه براي اينگونه هزينه ها كه بيشتر در رابطه با توليد محصول يا خدمات هستند. اين خيلي عادي هست كه مجموعه‌ای از استخر هزینه‌ها وجود داشته باشد، زیرا هزینه‌ها در این سطح رخ میدهد. چنین هزینه‌هایی می‌تواند شامل تحقیق و توسعه، تبلیغات، تهیه و توزیع باشد. به طور مشابه، ممکن است برای هر کانال توزیع یا برای هر تسهیلات، مجموعه های هزینه ایجاد کنید. اگر دسته های تولیدی دارای طول های بسیار متفاوتی هستند، پس ایجاد مخزن هزینه در سطح دسته ای را در نظر بگیرید تا بتوانید هزینه‌ها را به اندازه کافی بر اساس اندازه دسته تعیین کنید.

• محرک های فعالیت را اندازه گیری کنید

از یک سیستم جمع‌آوری داده‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد محرک‌های فعالیت استفاده کنید که برای تخصیص هزینه‌ها در مجموعه‌های هزینه ثانویه به مجموعه‌های هزینه اولیه، و همچنین برای تخصیص هزینه‌ها در مجموعه‌های هزینه اولیه به موضوع هزینه استفاده می‌شوند. جمع‌آوری اطلاعات محرك فعالیت ممکن است گران باشد، بنابراین در صورت امکان از محركهاي فعالیتی که اطلاعات در حال حاضر برای آنها جمع‌آوری شده است استفاده کنید.

• تخصیص هزینه‌ها در استخرهای ثانویه به استخرهای اولیه

از محرک های فعالیت برای تقسیم هزینه‌ها در مجموعه های هزینه ثانویه به مخزن های هزینه اولیه استفاده کنید.

• هزینه‌ها را براساس موضوعات هزینه استفاده کنید

از یک محرک فعالیت برای تخصیص محتویات هر مخزن هزینه اولیه به موضوعات هزینه استفاده کنید. برای هر مجموعه هزینه یک محرک فعالیت جداگانه وجود خواهد داشت. برای تخصیص هزینه‌ها، هزینه کل در هر مجموعه هزینه را بر میزان کل فعالیت در محرک فعالیت تقسیم کنید تا هزینه هر واحد فعالیت مشخص شود. سپس هزینه هر واحد را بر اساس استفاده از محرک فعالیت به اشیاء هزینه تخصیص دهید.

• شروع به تنظیم گزارشات كنيد

نتایج سیستم ABC را به گزارش هایی برای مصرف مدیریت تبدیل کنید. به عنوان مثال، اگر سیستم در ابتدا برای جمع آوری اطلاعات سربار بر اساس منطقه فروش جغرافیایی طراحی شده بود، سپس درآمدهای کسب شده در هر منطقه، تمام هزینه‌های مستقیم و سربار حاصل از سیستم ABC را گزارش کنید. این به مدیریت یک دید کامل هزینه از نتایج تولید شده توسط هر منطقه می دهد.

• بر اساس اطلاعات عمل کنید

متداول‌ترین واکنش مدیریت به گزارش ABC کاهش مقدار محرک‌های فعالیتی است که توسط هر موضوع هزینه استفاده می‌شود. انجام این کار باید میزان هزینه سربار مصرفی را کاهش دهد.

اکنون به یک تخصیص کامل ABC از هزینه‌های سربار به آن موضوعات هزینه ای رسیده ایم که مستحق دریافت هزینه‌های سربار هستند. با انجام این کار، مدیران می توانند ببینند که محرک های فعالیت باید کاهش یابد تا مقدار مربوطه از هزینه سربار کاهش یابد. به عنوان مثال، اگر هزینه یک سفارش خرید منفرد 100 دلار باشد، مدیران می‌توانند روی اجازه دادن به سیستم تولید به طور خودکار سفارش خرید بدهد یا استفاده از کارت‌های تدارکات را به عنوان راهی برای اجتناب از سفارش‌های خرید متمرکز کنند. هر دو راه حل منجر به سفارشات خرید کمتر و در نتیجه کاهش هزینه‌های بخش خرید می شود.

مزایای استفاده از هزینه یابی بر مبنای فعالیت

مزیت اساسی استفاده از سیستم ABC تعیین دقیق تر نحوه استفاده از سربار است. هنگامی که یک سیستم ABC دارید، می توانید اطلاعات بهتری در مورد مسائل ذکر شده در زیر بدست آورید.

مشتریان سودآور را شناسایی کنید

اگر چه بیشتر هزینه‌های متحمل شده برای مشتریان منفرد صرفاً هزینه‌های محصول است، اما یک مقدار سربار نیز وجود دارد، مانند هزينه‌هاي غیرعادی گارانتي مشتری، رسیدگی به بازگشت محصول و قراردادهای بازاریابی مشارکتی. یک سیستم ABC می‌تواند این هزینه‌های سربار اضافی را مرتب کند و به شما کمک کند تعیین کنید که کدام مشتریان واقعاً سود معقولی برای شما به دست می آورند. این تجزیه و تحلیل ممکن است منجر به رد برخی از مشتریان غیر سودده شود، یا تاکید بیشتری بر مشتریانی شود که بیشترین سود را برای شرکت به دست می آورند.

محاسبه هزینه کانال های توزیع

یک شرکت معمولی از کانال های توزیع مختلفی برای فروش محصولات خود استفاده می کند، مانند خرده فروشی، اینترنت، توزیع کنندگان و کاتالوگ های سفارش پستی. بیشتر هزینه ساختاری حفظ یک کانال توزیع سربار است، بنابراین اگر بتوانید روش معقولانه‌ای داشته باشید که کدام کانال های توزیع از سربار استفاده می کنند، می توانید تصمیماتی را برای تغییر نحوه استفاده از کانال های توزیع یا حتی حذف کانال های غیر سودمند بگیرید.

تصمیم بگیرید که چه زمانی برون سپاری کنید

ABC یک نمای جامع از هر هزینه ای که با تولید داخلی یک محصول مرتبط است ارائه می دهد، به طوری که می توانید دقیقا ببینید که در صورت برون سپاری یک کالا، کدام هزینه‌ها حذف می شوند، در مقابل کدام هزینه‌ها باقی می مانند.

محاسبه سود محصول

با تخصیص سربار مناسب از یک سیستم ABC، می توانید سود محصولات مختلف، خطوط تولید و کل شرکت های تابعه را تعیین کنید. این می‌تواند برای تعیین محل قرار دادن منابع شرکت برای کسب بیشترین حاشیه سود بسیار مفید باشد.

تنظیم نقطه حداقل قیمت

قیمت گذاری محصول واقعاً بر اساس قیمتی است که بازار متحمل می شود، اما مدیر بازاریابی باید بداند که قیمت تمام شده محصول چقدر است تا از فروش محصولی که باعث ضرر شرکت در هر فروش می شود، جلوگیری کند. ABC برای تعیین اینکه کدام هزینه‌های سربار باید در این حداقل هزینه گنجانده شود، بسته به شرایطی که محصولات تحت آن فروخته می شوند، بسیار خوب است.

تعیین هزینه‌های تولید کارخانه

معمولاً تفکیک هزینه‌های سربار در سطح کارخانه بسیار آسان است، بنابراین می توانید هزینه‌های تولید را بین تأسیسات مختلف مقایسه کنید.

واضح است که کاربردهای ارزشمند زیادی برای اطلاعات ارائه شده توسط یک سیستم ABC وجود دارد. با این حال، این اطلاعات تنها در صورتی در دسترس خواهد بود که سیستم را طوری طراحی کنید که مجموعه خاصی از داده های مورد نیاز برای هر تصمیم را ارائه دهد. اگر یک سیستم ABC عمومی را نصب کنید و سپس از آن برای تصمیم گیری های بالا استفاده کنید، ممکن است متوجه شوید که اطلاعات مورد نیاز شما را ارائه نمی دهد. در نهایت، طراحی سیستم با تجزیه و تحلیل هزینه و فایده تعیین می‌شود که می‌خواهید به کدام تصمیم‌ها کمک کند، و اینکه آیا هزینه سیستم ارزش بهره‌مندی از اطلاعات حاصل را دارد یا خیر.

مشکلات مربوط به هزینه یابی بر اساس فعالیت

بسیاری از شرکت‌ها پروژه‌های ABC را با بهترین نیت آغاز می‌کنند، تنها به این دلیل که بخش بسیار بالایی از پروژه‌ها شکست می‌خورند یا در نهایت از بین می‌روند. دلایل متعددی برای این مسائل وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می شود.

استخرهای هزینه بسیار زیاد

مزیت یک سیستم ABC کیفیت بالای اطلاعاتی است که تولید می کند، اما این به قیمت استفاده از تعداد زیادی مجموعه هزینه است – و هر چه مجموعه های هزینه بیشتر باشد، هزینه مدیریت سیستم بیشتر می شود. برای کاهش این هزینه، تجزیه و تحلیل مداوم هزینه را برای حفظ هر مجموعه هزینه، در مقایسه با کاربرد اطلاعات حاصل، اجرا کنید. انجام این کار باید تعداد مجموعه های هزینه را به نسبت های قابل مدیریت کاهش دهد.

راه‌اندازي مشکل است

راه‌اندازي سیستم های ABC بسیار دشوار است، به طوری که زمانی که یک شرکت سعی می کند آن را در تمام خطوط تولید و امکانات راه‌اندازي کند، راه‌اندازي های چند ساله معمول است. برای چنین تاسیسات جامع، حفظ سطح بالایی از مدیریت و پشتیبانی بودجه دشوار است زیرا ماه ها بدون تکمیل راه‌اندازي می گذرد. نرخ موفقیت برای نصب های کوچکتر و هدفمندتر ABC بسیار بالاتر است.

به داده ها از منابع زیادی نیاز دارد

یک سیستم ABC ممکن است نیاز به ورودی داده از چندین بخش داشته باشد و هر یک از این بخش ها ممکن است اولویت های بیشتری نسبت به سیستم ABC داشته باشند. بنابراین، هر چه تعداد بخش‌های درگیر در سیستم بیشتر باشد، خطر شکست ورودی‌های داده در طول زمان بیشتر می‌شود. این مشکل را می توان با طراحی سیستم به گونه ای که فقط به اطلاعاتی از پشتیبان ترین مدیران نیاز دارد اجتناب کرد.

اطلاعات فقط یک بار جمع آوری می شود

بسیاری از پروژه های ABC بر اساس پروژه مجاز هستند، به طوری که اطلاعات فقط یک بار جمع آوری می شود. اطلاعات برای وضعیت عملیاتی فعلی یک شرکت مفید است و با تغییر ساختار عملیاتی در طول زمان به تدریج از سودمندی آن کاسته می شود. ممکن است مدیریت بعداً برای پروژه‌های ABC اضافی مجوز ندهد، بنابراین ABC تمایل دارد یک بار «انجام شود» و سپس کنار گذاشته شود. برای کاهش این مشکل، ساختار جمع آوری داده های ABC را در سیستم حسابداری موجود ایجاد کنید تا هزینه این پروژه ها کاهش یابد. با هزینه کمتر، احتمال بیشتری وجود دارد که پروژه های ABC اضافی در آینده مجوز بگیرند.

اجتناب از گزارش زمان بیکاری

هنگامی که یک شرکت از کارکنان خود می خواهد که در مورد زمان صرف شده برای فعالیت‌های مختلف گزارش دهند، آنها تمایل زیادی دارند تا مطمئن شوند که مبالغ گزارش شده برابر با 100٪ زمان آنها است. با این حال، زمان زیادی در روز کاری هر کسی وجود دارد که ممکن است شامل وقفه، جلسات اداری، بازی در اینترنت و غیره باشد. کارمندان معمولاً با اختصاص زمان بیشتر به سایر فعالیت‌ها، این فعالیت‌ها را پنهان می کنند. این اعداد متورم نشان دهنده تخصیص نادرست هزینه‌ها در سیستم ABC است، گاهی اوقات با مقادیر بسیار قابل توجهی.

به داده های اضافی نیاز دارد

یک سیستم ABC به ندرت می‌تواند ساخته شود تا تمام اطلاعات مورد نیاز خود را مستقیماً از دفتر کل استخراج کند. در عوض، به یک پایگاه داده جداگانه نیاز دارد که اطلاعات را از چندین منبع دریافت کند، که تنها یکی از آنها حساب های دفتر کل موجود است. نگهداری از این پایگاه داده اضافی می‌تواند بسیار دشوار باشد، زیرا نیاز به زمان قابل توجهی برای کارکنان دارد که ممکن است بودجه کافی برای آن وجود نداشته باشد. بهترین راه حل این است که سیستم را طوری طراحی کنیم که به حداقل اطلاعات اضافی غیر از اطلاعات موجود در دفتر کل نیاز داشته باشد.

فقط در یک محیط پیچیده مورد نیاز است

استفاده هدفمند مزایای ABC زمانی آشکار می شود که تشخیص اطلاعات حسابداری بهای تمام شده دشوار باشد، به دلیل وجود خطوط تولید متعدد، ماشین آلات مورد استفاده برای تولید بسیاری از محصولات، راه اندازی ماشین های متعدد و غیره – به عبارت دیگر، در تولید پیچیده. محیط ها اگر شرکتی در چنین محیطی فعالیت نکند، ممکن است پول زیادی را برای نصب ABC خرج کند، فقط متوجه می شود که اطلاعات حاصل بیش از حد ارزشمند نیست.

طیف وسیعی از مسائل ذکر شده در اینجا باید روشن کند که ABC در بسیاری از سازمان‌ها مسیری پر از دست انداز را دنبال می‌کند، با تمایل به کاهش سودمندی آن در طول زمان. از پیشنهادات کاهش مشکل که در اینجا ذکر شد، نکته کلیدی ساخت یک سیستم ABC بسیار هدفمند است که حیاتی ترین اطلاعات را با هزینه معقول تولید می کند. اگر آن سیستم در شرکت شما ریشه دوانید، توسعه تدریجی را در نظر بگیرید، که در طی آن تنها در صورتی گسترش بیشتری می‌دهید که منفعت واضح و قابل اثباتی از انجام آن وجود داشته باشد. بدترین کاری که می توانید انجام دهید این است که یک سیستم ABC بزرگ و جامع نصب کنید، زیرا گران است، بیشترین مقاومت را دارد و در درازمدت بیشترین احتمال شکست را دارد.